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Leitfaden für Personalgespräche

Als Führungskraft musst du viele Personalgespräche führen und brauchst ein standardisiertes Vorgehen - dafür sind unsere Leitfäden gedacht. Optimiere deine Vorbereitung und führe strukturierte, zielführende Gespräche.

Strukturierte Gesprächsführung:
Die Personalgespräche-Phasen

Dieser Leitfaden zeigt dir die bewährten Phasen für erfolgreiche Personalgespräche. Jede Phase ist mit praktischen Tipps, Beispielsätzen und konkreten Handlungsempfehlungen ausgestattet.

Gesprächsleitfaden

Strukturierte Gesprächsführung

für Personalgespräche
Professionelle Methode

Phase 1: Positive Atmosphäre schaffen

Dauer: 5-10 Minuten

Beginne das Gespräch mit einem freundlichen Einstieg und einem Lächeln. Stelle sicher, dass der Raum ruhig und einladend ist, um eine offene Kommunikation zu fördern.

Praktische Tipps:

  • Begrüße den Mitarbeiter herzlich und frage, wie es ihm geht.
  • Schaffe eine entspannte Umgebung, in der sich der Mitarbeiter wohlfühlt.
  • Nutze positive Körpersprache, um Offenheit zu signalisieren.

Phase 2: Situationsanalyse & Verstehen

Dauer: 15-20 Minuten

Erörtere die aktuellen Herausforderungen und Erfolge des Mitarbeiters. Höre aktiv zu und stelle gezielte Fragen, um ein umfassendes Bild zu erhalten.

Praktische Tipps:

  • Frage konkret nach den letzten Projekten und deren Verlauf.
  • Höre aufmerksam zu und wiederhole wichtige Punkte, um Verständnis zu zeigen.
  • Ermutige den Mitarbeiter, seine Sichtweise offen zu teilen.

Phase 3: Stärken & Potenziale fokussieren

Dauer: 10-15 Minuten

Identifiziere die Stärken des Mitarbeiters und bespreche, wie diese weiterentwickelt werden können. Hebe positive Aspekte hervor und ermutige zur Eigenreflexion.

Praktische Tipps:

  • Nenne konkrete Beispiele für die Stärken des Mitarbeiters.
  • Frage nach den Bereichen, in denen er sich weiterentwickeln möchte.
  • Ermutige zur Diskussion über zukünftige Ziele und Perspektiven.

Phase 4: Unterstützungsmaßnahmen planen

Dauer: 15-20 Minuten

Diskutiere mögliche Unterstützungsmaßnahmen, die dem Mitarbeiter helfen, seine Ziele zu erreichen. Sei offen für Vorschläge und biete Ressourcen an.

Praktische Tipps:

  • Biete gezielte Schulungen oder Mentoring an.
  • Frage den Mitarbeiter, welche Unterstützung er sich wünscht.
  • Klare Vereinbarungen treffen, um den Fortschritt zu sichern.

Phase 5: Motivation & positiver Ausblick

Dauer: 10-15 Minuten

Beende das Gespräch mit einer positiven Zusammenfassung und einem Ausblick auf die Zukunft. Bestärke den Mitarbeiter in seinen Fähigkeiten und zeige deine Unterstützung.

Praktische Tipps:

  • Fasse die besprochenen Punkte zusammen und betone die positiven Aspekte.
  • Ermutige den Mitarbeiter, optimistisch in die Zukunft zu blicken.
  • Bestätige deine Bereitschaft, ihn auf seinem Weg zu unterstützen.

Mit diesem Leitfaden bist du optimal vorbereitet, um Personalgespräche erfolgreich zu führen. Nutze die praktischen Tipps und Beispiel-Formulierungen für deine konkrete Situation.

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