Leitfaden für Feedbackgespräche
Als Führungskraft musst du viele Feedbackgespräche führen und brauchst ein standardisiertes Vorgehen - dafür sind unsere Leitfäden sowie unser Leitfaden-Generator gedacht. Optimiere deine Vorbereitung und führe strukturierte, zielführende Gespräche.
Strukturierte Gesprächsführung:
Die Feedbackgespräche-Phasen
Dieser Leitfaden zeigt dir die bewährten Phasen für erfolgreiche Feedbackgespräche. Jede Phase ist mit praktischen Tipps, Beispielsätzen und konkreten Handlungsempfehlungen ausgestattet.
Gesprächsleitfaden
Strukturierte Gesprächsführung
Phase 1: Strukturierter Einstieg
Dauer: 5-10 Minuten
Beginne das Gespräch mit einer klaren Agenda und einem positiven Gruß. Stelle sicher, dass der Mitarbeiter sich wohlfühlt und bereit ist, offen zu sprechen.
Praktische Tipps:
- Erkläre den Zweck des Gesprächs klar und transparent.
- Schaffe eine angenehme Atmosphäre, in der sich der Mitarbeiter wohlfühlt.
- Frage nach, ob der Mitarbeiter bereit ist, über seine Leistungen zu sprechen.
Standard-Situationen3
"Ich möchte mit Ihnen über Ihre Erfolge und Herausforderungen im letzten Quartal sprechen."
"Wie fühlen Sie sich in Bezug auf Ihre Arbeit in den letzten Monaten?"
"Ich verstehe, dass dies ein wichtiges Gespräch ist. Wie geht es Ihnen damit?"
Schwierige Situationen3
Formulierungen für Situationen mit Widerstand, Rechtfertigungen oder defensiver Haltung:
"Ich freue mich, dass Sie Zeit gefunden haben. Lassen Sie uns über Ihre aktuelle Leistung sprechen."
"Ich schätze Ihre Arbeit sehr. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Fortschritte betrachten."
"Ich weiß, dass Feedback wertvoll ist. Was denken Sie über Ihre aktuelle Situation?"
Phase 2: Leistungsrückblick & Bewertung
Dauer: 20-25 Minuten
Gib eine objektive Rückmeldung zu den Leistungen des Mitarbeiters. Verwende konkrete Daten und Beispiele, um deine Punkte zu verdeutlichen.
Praktische Tipps:
- Nutze konkrete Zahlen und Fakten, um deine Bewertung zu untermauern.
- Bleibe sachlich und vermeide persönliche Angriffe.
- Frage den Mitarbeiter nach seiner Perspektive zu den genannten Punkten.
Standard-Situationen2
"Die Zielerreichung lag bei 60%, was unter unseren Erwartungen ist."
"Ich bemerke, dass die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben. Wie können wir das gemeinsam verbessern?"
Schwierige Situationen4
Formulierungen für Situationen mit Widerstand, Rechtfertigungen oder defensiver Haltung:
"Bei der Kundenbetreuung gab es 3 Beschwerden im letzten Quartal. Was denken Sie darüber?"
"Ich habe festgestellt, dass die Teamkommunikation nachgelassen hat. Wie sehen Sie das?"
"Ihre Präsentationsfähigkeiten sind ausgezeichnet, aber die Zeitplanung bereitet Probleme. Was können wir daran ändern?"
"Ich würde gerne wissen, warum die letzten Abgaben verspätet waren. Können Sie mir Ihre Sichtweise schildern?"
Phase 3: Stärken-Schwächen-Analyse
Dauer: 15-20 Minuten
Analysiere gemeinsam mit dem Mitarbeiter seine Stärken und Schwächen. Betone, wie aus den Schwächen gelernt werden kann.
Praktische Tipps:
- Fokussiere dich auf spezifische Beispiele für Stärken und Schwächen.
- Ermutige den Mitarbeiter, seine eigenen Stärken und Schwächen zu benennen.
- Gib konstruktives Feedback, das zur Verbesserung anregt.
Standard-Situationen3
"Ich sehe, dass Ihre Stärken in der Kundenbetreuung liegen. Was denken Sie, sind Ihre größten Herausforderungen?"
"Ich schätze Ihre Innovationskraft, doch manchmal könnte die Umsetzung effizienter sein. Wie sehen Sie das?"
"Ihre Präsentationen sind sehr informativ, aber manchmal fehlt es an Struktur. Was können wir daran ändern?"
Schwierige Situationen3
Formulierungen für Situationen mit Widerstand, Rechtfertigungen oder defensiver Haltung:
"Ihre analytischen Fähigkeiten sind bemerkenswert, jedoch gibt es bei der Teamkommunikation noch Luft nach oben."
"Sie haben die Fähigkeit, komplexe Probleme schnell zu lösen. Wo sehen Sie selbst Verbesserungspotenzial?"
"Sie haben großes Potenzial in der Führung, aber es gibt noch Entwicklungsmöglichkeiten im Konfliktmanagement."
Phase 4: Zielvereinbarung & Entwicklung
Dauer: 15-20 Minuten
Setze gemeinsam mit dem Mitarbeiter klare Ziele für die Zukunft und bespreche Entwicklungsmaßnahmen.
Praktische Tipps:
- Formuliere SMARTe Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden).
- Diskutiere, welche Unterstützungen der Mitarbeiter benötigt, um die Ziele zu erreichen.
- Stelle sicher, dass der Mitarbeiter die Ziele nachvollziehen und akzeptieren kann.
Standard-Situationen3
"Welche spezifischen Ziele möchten Sie in den nächsten drei Monaten erreichen?"
"Wie können wir sicherstellen, dass Sie die nötige Unterstützung erhalten, um Ihre Ziele zu erreichen?"
"Welche Ressourcen benötigen Sie, um Ihre Präsentationsfähigkeiten weiter zu verbessern?"
Schwierige Situationen3
Formulierungen für Situationen mit Widerstand, Rechtfertigungen oder defensiver Haltung:
"Wie können wir Ihre Entwicklung im Bereich Zeitmanagement unterstützen?"
"Ich schlage vor, dass wir ein Ziel zur Verbesserung der Teamkommunikation setzen. Stimmen Sie zu?"
"Lassen Sie uns einen Entwicklungsplan erstellen, der Ihre Stärken nutzt und Ihre Schwächen angeht."
Phase 5: Dokumentation & Ausblick
Dauer: 5-10 Minuten
Dokumentiere die besprochenen Punkte und vereinbarten Ziele. Schaffe einen Ausblick auf das nächste Feedbackgespräch.
Praktische Tipps:
- Fasse die wichtigsten Punkte des Gesprächs zusammen.
- Stelle sicher, dass der Mitarbeiter die Dokumentation versteht und akzeptiert.
- Plane das nächste Feedbackgespräch im Voraus.
Standard-Situationen3
"Zusammenfassend haben wir die folgenden Ziele festgelegt: ..."
"Wann dürfen wir uns wieder zusammensetzen, um über Ihren Fortschritt zu sprechen?"
"Ich werde Ihnen die Dokumentation zukommen lassen, damit Sie alles noch einmal durchlesen können."
Schwierige Situationen3
Formulierungen für Situationen mit Widerstand, Rechtfertigungen oder defensiver Haltung:
"Ich werde die Ergebnisse dieses Gesprächs dokumentieren und Ihnen zur Verfügung stellen."
"Ich schlage vor, dass wir in einem Monat ein Follow-up-Gespräch führen."
"Lassen Sie uns die nächsten Schritte festlegen, um sicherzustellen, dass wir auf dem richtigen Weg sind."
Mit diesem Leitfaden bist du optimal vorbereitet, um Feedbackgespräche erfolgreich zu führen. Nutze die praktischen Tipps und Beispiel-Formulierungen für deine konkrete Situation.
Leitfäden-Generator für Feedbackgespräche
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