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Checkliste für Personalgespräch

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Beispiel-Checklisten (5)

Standard-Mitarbeitergespräch

Standard-Beurteilungsgespräch

Standard-Motivationsgespräch

Standard-Jahresgespräch

Standard Personalgespräch

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Beispiel-Checklisten für Personalgespräche

Hier findest du vorgefertigte Checklisten, die du als Vorlage verwenden oder direkt übernehmen können.

Standard-Mitarbeitergespräch

Das allgemeine Mitarbeitergespräch ist ein essenzielles Instrument zur Mitarbeiterführung. Es dient der regelmäßigen Reflexion der Zusammenarbeit, der Leistungsbeurteilung und der Zukunftsplanung. Diese Checkliste bietet eine universelle Struktur, die in den meisten Standardfällen angewendet werden kann, um einen konstruktiven Dialog zu gewährleisten und die Mitarbeiterbindung sowie -entwicklung zu fördern.

1Vorbereitung

Termin und Agenda frühzeitig kommunizieren.

Sicherstellen, dass Mitarbeiter ausreichend Zeit zur Vorbereitung haben.

Leistungsdaten und Ziele des Mitarbeiters zusammenstellen.

Faktenbasierte Grundlage für das Gespräch schaffen.

Eigene Beobachtungen und Feedback-Notizen sichten.

Subjektive Eindrücke objektivieren und belegen können.

Geeigneten, störungsfreien Raum buchen.

Ungestörte und vertrauliche Atmosphäre gewährleisten.

2Gesprächsstart

Positives, offenes Klima schaffen.

Smalltalk, um Anspannung zu lösen.

Ziele und Agenda des Gesprächs klar benennen.

Erwartungen abgleichen und Struktur vorgeben.

Mitarbeiter zur Selbsteinschätzung einladen.

Perspektive des Mitarbeiters einholen und als Ausgangspunkt nehmen.

3Hauptteil

Leistung und Zielerreichung besprechen.

Fokus auf Fakten und konkrete Beispiele legen, sowohl positive als auch negative.

Entwicklungspotenziale und -wünsche erfragen.

Mitarbeiter aktiv in die Zukunftsplanung einbeziehen.

Feedback geben und aktiv zuhören.

Konstruktives Feedback geben und auf Reaktionen des Mitarbeiters eingehen.

Zusammenarbeit und Arbeitsumfeld thematisieren.

Mögliche Herausforderungen oder Verbesserungsvorschläge diskutieren.

4Abschluss und Nachbereitung

Vereinbarungen und nächste Schritte festhalten.

Konkrete, messbare und terminierte Maßnahmen definieren.

Zusammenfassung und Wertschätzung ausdrücken.

Positive Gesprächsatmosphäre bewahren und Motivation fördern.

Protokoll erstellen und gemeinsam abzeichnen.

Verbindlichkeit der Vereinbarungen sicherstellen.

Regelmäßigen Follow-up-Termin vereinbaren.

Überprüfung der Fortschritte und weitere Unterstützung anbieten.

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Standard-Beurteilungsgespräch

Dieses Beurteilungsgespräch dient der umfassenden Bewertung der Leistung und Entwicklung eines Mitarbeiters über einen bestimmten Zeitraum. Es ist eine Standardprozedur zur Förderung der Mitarbeiterentwicklung und zur Festlegung zukünftiger Ziele.

1Vorbereitung

Leistungsdaten und Zielerreichung überprüfen.

Sammeln Sie alle relevanten Daten zu Performance, Projektbeteiligungen und erreichten Zielen des Mitarbeiters.

Entwicklungsfelder und Stärken identifizieren.

Erstellen Sie eine Liste von Bereichen, in denen der Mitarbeiter sich hervorgetan hat und wo Potenziale zur Weiterentwicklung bestehen.

Gesprächsrahmen und Agenda festlegen.

Planen Sie den Ablauf des Gesprächs, inklusive Zeitrahmen und Hauptthemen.

Selbsteinschätzung des Mitarbeiters anfordern.

Bitten Sie den Mitarbeiter vorab um eine schriftliche Selbsteinschätzung zu seiner Leistung und seinen Zielen.

2Gesprächsbeginn

Positive Atmosphäre schaffen.

Beginnen Sie mit einer Wertschätzung für die Arbeit des Mitarbeiters und schaffen Sie eine offene Gesprächsatmosphäre.

Ziel des Gesprächs erläutern.

Machen Sie den Zweck des Beurteilungsgesprächs klar: Austausch, Bewertung und gemeinsame Zukunftsplanung.

3Hauptteil

Leistung und Ziele gemeinsam bewerten.

Gehen Sie systematisch die Leistungsbereiche und Zielerreichung durch, basierend auf den vorbereiteten Daten und der Selbsteinschätzung.

Konstruktives Feedback geben.

Formulieren Sie Feedback spezifisch, objektiv und lösungsorientiert. Fokus auf Verhalten, nicht auf die Person.

Stärken hervorheben und anerkennen.

Betonen Sie die positiven Beiträge und Erfolge des Mitarbeiters.

Entwicklungsfelder besprechen.

Diskutieren Sie gemeinsam Bereiche, in denen der Mitarbeiter sich verbessern kann und welche Unterstützung er dafür benötigt.

4Abschluss und Nachbereitung

Ziele für die nächste Periode festlegen.

Definieren Sie klare, messbare und erreichbare Ziele für die kommende Arbeitsperiode.

Entwicklungsmaßnahmen vereinbaren.

Halten Sie konkrete Maßnahmen zur Weiterentwicklung fest (z.B. Schulungen, Projekte, Mentoring).

Zusammenfassung und Nächste Schritte.

Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und klären Sie offene Fragen. Vereinbaren Sie einen Termin für ein Follow-up.

Gesprächsprotokoll erstellen und teilen.

Dokumentieren Sie die besprochenen Punkte und Vereinbarungen und lassen Sie das Protokoll vom Mitarbeiter gegenzeichnen.

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Standard-Motivationsgespräch

Diese Checkliste bietet einen universellen Leitfaden für Führungskräfte, um ein effektives Motivationsgespräch zu führen. Sie ist darauf ausgelegt, die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden zu stärken, ihre Stärken zu erkennen und gemeinsame Ziele zu definieren, die sowohl die individuellen Bedürfnisse als auch die Unternehmensziele berücksichtigen. Sie ist anwendbar in den meisten Standardfällen, wenn eine allgemeine Stärkung der Motivation oder des Engagements gewünscht ist.

1Vorbereitung

Ziel des Gesprächs klar definieren (z.B. Engagement stärken, Zufriedenheit steigern).

Was soll am Ende des Gesprächs erreicht sein? Eine klare Zielsetzung hilft, den Fokus zu behalten.

Erfolge und positive Beiträge des Mitarbeiters der letzten Zeit identifizieren.

Konkrete Beispiele stärken die Wertschätzung und schaffen eine positive Gesprächsbasis.

Potenzielle Motivationsfaktoren oder -hemmnisse des Mitarbeiters reflektieren.

Überlegen Sie, was den Mitarbeiter antreibt oder demotiviert haben könnte (z.B. neue Projekte, Routineaufgaben, Teamdynamik).

Geeigneten, störungsfreien Rahmen und ausreichend Zeit einplanen.

Ein ruhiger Ort und genügend Zeit signalisieren Wertschätzung und ermöglichen offene Gespräche.

2Gesprächsbeginn

Positive Einleitung und Wertschätzung ausdrücken.

Beginnen Sie mit einem positiven Statement über die Zusammenarbeit oder spezifische Leistungen.

Zweck des Gesprächs transparent machen (Motivation, Entwicklung, Wohlbefinden).

Erläutern Sie, dass es um die Stärkung der Motivation und die Zufriedenheit des Mitarbeiters geht.

Offene Atmosphäre schaffen: Zuhören statt Sprechen.

Laden Sie den Mitarbeiter ein, seine Perspektive zu teilen, und hören Sie aktiv zu.

3Hauptteil des Gesprächs

Nach Herausforderungen und Erfolgen fragen.

Was läuft gut? Wo gibt es Schwierigkeiten? Was motiviert oder demotiviert aktuell?

Individuelle Stärken und Interessen des Mitarbeiters erfragen und anerkennen.

Wie können diese Stärken besser eingesetzt werden? Gibt es ungenutzte Talente?

Entwicklungsmöglichkeiten und Lernfelder gemeinsam identifizieren.

Wohin möchte sich der Mitarbeiter entwickeln? Welche Unterstützung wird benötigt?

Verbindung zu Unternehmenszielen herstellen.

Wie kann die individuelle Motivation zum Erfolg des Teams/Unternehmens beitragen?

4Abschluss und Vereinbarungen

Konkrete, realistische Maßnahmen und nächste Schritte vereinbaren.

Was wird bis wann von wem getan? (z.B. neues Projekt, Weiterbildung, Rollenklärung).

Verantwortlichkeiten und Unterstützung klar definieren.

Wer ist für was zuständig? Welche Ressourcen oder Unterstützung kann die Führungskraft bieten?

Positives Fazit ziehen und Dank aussprechen.

Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und bedanken Sie sich für die Offenheit.

5Nachbereitung

Vereinbarungen dokumentieren und nachverfolgen.

Halten Sie die besprochenen Punkte schriftlich fest und prüfen Sie die Umsetzung.

Regelmäßigen Check-in-Termin vereinbaren.

Zeigen Sie, dass Sie am Fortschritt interessiert sind und bieten Sie weitere Unterstützung an.

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Standard-Jahresgespräch

Das Jahresgespräch ist ein zentrales Instrument der Mitarbeiterführung, um Leistung zu bewerten, Ziele zu vereinbaren und die Entwicklung zu fördern. Diese Checkliste bietet einen umfassenden Leitfaden für ein strukturiertes und wirkungsvolles Standard-Jahresgespräch, das für die meisten Mitarbeiter geeignet ist und eine solide Basis für die jährliche Mitarbeiterentwicklung bildet.

1Vorbereitung

Leistungsdaten und Zielerreichung des Mitarbeiters der letzten 12 Monate objektiv zusammenstellen.

Sammeln Sie konkrete Beispiele und Metriken, um eine faktenbasierte Diskussion zu ermöglichen.

Eigene Beobachtungen zu Stärken, Entwicklungsfeldern und Verhaltensweisen notieren.

Reflektieren Sie über Ihre Wahrnehmungen und bereiten Sie spezifisches Feedback vor.

Entwurf für neue Ziele und Entwicklungsperspektiven formulieren.

Denken Sie über realistische und motivierende Ziele für das kommende Jahr nach.

Mitarbeiter rechtzeitig zur Vorbereitung auffordern (z.B. Selbstreflexionsbogen senden).

Geben Sie dem Mitarbeiter ausreichend Zeit, sich ebenfalls vorzubereiten und eigene Punkte zu sammeln.

2Gesprächsstart und Rahmen

Wertschätzende Atmosphäre schaffen und den Zweck des Gesprächs klar benennen.

Beginnen Sie positiv und betonen Sie den Entwicklungscharkter des Gesprächs.

Agenda und Zeitrahmen gemeinsam abstimmen.

Stellen Sie sicher, dass beide wissen, was besprochen wird und wie viel Zeit dafür vorgesehen ist.

Mitarbeiter einladen, mit seiner Selbstreflexion zu beginnen.

Geben Sie dem Mitarbeiter Raum, seine Perspektive zuerst darzulegen.

3Hauptteil: Rückblick und Ausblick

Leistung und Zielerreichung des letzten Jahres besprechen (faktenbasiert, beidseitig).

Diskutieren Sie Erfolge und Herausforderungen anhand konkreter Beispiele.

Konstruktives Feedback zu Stärken und Entwicklungsfeldern geben (Ich-Botschaften).

Fokus auf Verhalten und Wirkung, nicht auf Persönlichkeit. Geben Sie konkrete Vorschläge.

Gemeinsame Vereinbarung von 3-5 SMART-Zielen für das kommende Jahr.

Ziele sollten Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sein.

Entwicklungsmaßnahmen und benötigte Unterstützung identifizieren.

Besprechen Sie, welche Schritte und Ressourcen zur Zielerreichung und Entwicklung notwendig sind.

4Abschluss und Nachbereitung

Wichtigste Vereinbarungen zusammenfassen und gegenseitiges Verständnis sicherstellen.

Überprüfen Sie, ob alle Punkte klar sind und Missverständnisse ausgeräumt wurden.

Nächste Schritte und Follow-up-Termine festlegen.

Planen Sie, wann und wie die Fortschritte überprüft werden.

Gesprächsprotokoll erstellen und von beiden Seiten unterzeichnen lassen.

Dokumentieren Sie die besprochenen Punkte und Vereinbarungen schriftlich.

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Standard Personalgespräch

Diese Checkliste dient als universelle Basis für alle Arten von Personalgesprächen, um eine strukturierte und effektive Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter zu gewährleisten. Sie deckt die wesentlichen Phasen ab, die für ein erfolgrei...

1Vorbereitung

Gesprächsziel klar definieren.

Was soll am Ende des Gesprächs erreicht werden? (Information, Entscheidung, Vereinbarung etc.)

Alle relevanten Informationen sammeln.

Leistungsdaten, Feedback, relevante Vorgeschichte etc.

Geeigneten, ungestörten Raum und Zeitpunkt wählen.

Sicherstellen, dass keine Unterbrechungen zu erwarten sind.

Struktur und mögliche Fragen überlegen.

Einen Gesprächsleitfaden erstellen, um den roten Faden zu behalten.

2Gesprächsbeginn

Angenehme Atmosphäre schaffen.

Small Talk oder eine positive Einleitung, um die Stimmung aufzulockern.

Ziel und Agenda des Gesprächs transparent machen.

Kurz erläutern, worum es geht und was besprochen wird.

Mitarbeiter zur Selbstreflexion einladen.

Den Mitarbeiter zuerst zu Wort kommen lassen, um seine Perspektive zu verstehen.

3Gesprächsführung und Hauptteil

Aktives Zuhören praktizieren.

Dem Mitarbeiter volle Aufmerksamkeit schenken, nonverbale Signale beachten.

Konkrete Beispiele anführen.

Feedback oder Beobachtungen mit spezifischen Situationen untermauern.

Offene Fragen stellen.

Fragen, die mehr als nur 'Ja' oder 'Nein' als Antwort zulassen.

Lösungsorientiert bleiben.

Fokus auf Möglichkeiten und nächste Schritte legen, nicht nur auf Probleme.

4Abschluss und Nachbereitung

Wichtige Punkte zusammenfassen.

Sicherstellen, dass beide Seiten das gleiche Verständnis haben.

Klare Vereinbarungen treffen.

Wer macht was bis wann? (SMART-Ziele).

Nächste Schritte und Follow-up planen.

Termine für Überprüfungen oder weitere Gespräche festlegen.

Gespräch protokollieren.

Wichtige Ergebnisse und Vereinbarungen schriftlich festhalten.

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