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Leitfaden für Mitarbeitergespräche

Als Führungskraft musst du viele Mitarbeitergespräche führen und brauchst ein standardisiertes Vorgehen - dafür sind unsere Leitfäden gedacht. Optimiere deine Vorbereitung und führe strukturierte, zielführende Gespräche.

Phase 1: Eröffnung des Gesprächs

Dauer: 5-10 Min

Starte das Gespräch mit einer Begrüßung und schaffe eine angenehme Atmosphäre. Erkläre kurz den Zweck des Gesprächs und die Agenda, damit du und dein Mitarbeiter wisst, was euch erwartet.

Praktische Tipps:

  • Beginne mit einem positiven Satz. Frage, wie es dem Mitarbeiter geht. Zeige echtes Interesse. Lege den Rahmen für ein offenes und konstruktives Gespräch fest.

Phase 2: Rückblick & Analyse

Dauer: 15-20 Min

Blicke gemeinsam mit deinem Mitarbeiter auf die vergangene Periode zurück. Besprecht Erfolge, Herausforderungen und Lernerfahrungen. Ermutige ihn, seine Perspektive zu teilen und gib konstruktives Feedback.

Praktische Tipps:

  • Stelle offene Fragen, um den Mitarbeiter zum Sprechen zu bringen. Höre aktiv zu und fasse seine Aussagen zusammen. Gib spezifisches und beobachtbares Feedback, sowohl positiv als auch konstruktiv.

Phase 3: Diskussion & Austausch

Dauer: 15-20 Min

Geht tiefer in aktuelle Themen ein, die den Mitarbeiter beschäftigen. Diskutiert Entwicklungswünsche, mögliche Hindernisse und Ideen für die Zukunft. Dieser Teil soll ein echter Dialog sein, bei dem du deinem Mitarbeiter Raum gibst, seine Gedanken zu äußern.

Praktische Tipps:

  • Konzentriere dich auf die Bedürfnisse und Wünsche des Mitarbeiters. Frage nach seinen Ideen und Vorschlägen. Bleibe lösungsorientiert und zeige Verständnis für seine Anliegen.

Phase 4: Ziele & nächste Schritte

Dauer: 10-15 Min

Definiert gemeinsam konkrete und messbare Ziele für die kommende Periode. Besprecht, welche Schritte unternommen werden müssen, um diese Ziele zu erreichen, und wie du deinen Mitarbeiter dabei unterstützen kannst.

Praktische Tipps:

  • Setzt SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Relevant, Terminiert). Kläre Verantwortlichkeiten. Biete deine Unterstützung an und überlege, welche Ressourcen oder Weiterbildungen hilfreich sein könnten.

Phase 5: Abschluss & Vereinbarungen

Dauer: 5-10 Min

Fasse die wichtigsten Ergebnisse und Vereinbarungen des Gesprächs zusammen. Bedanke dich für das offene Gespräch und vereinbart einen Termin für ein Follow-up, um den Fortschritt zu überprüfen.

Praktische Tipps:

  • Wiederhole die Kernpunkte und die vereinbarten Maßnahmen. Bestätige, dass du dich auf die Umsetzung freust. Zeige Wertschätzung für die Zeit und den Beitrag deines Mitarbeiters.

Mit diesem Leitfaden bist du optimal vorbereitet, um Mitarbeitergespräche erfolgreich zu führen. Nutze die praktischen Tipps und Beispiel-Formulierungen für deine konkrete Situation.

Schnellübersicht

Cheat Sheet: Mitarbeitergespräche auf einen Blick

Gesamtdauer ca. 50-65 Minuten

Mitarbeitergespräch - Schnellübersicht
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Eröffnung des Gesprächs

  • Beginne mit einem positiven Satz. Frage, wie es dem Mitarbeiter geht. Zeige echtes Interesse. Lege den Rahmen für ein offenes und konstruktives Gespräch fest.

Gesprächsphasen

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Rückblick & Analyse15-20 Min

Stelle offene Fragen, um den Mitarbeiter zum Sprechen zu ...

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Diskussion & Austausch15-20 Min

Konzentriere dich auf die Bedürfnisse und Wünsche des Mit...

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Ziele & nächste Schritte10-15 Min

Setzt SMART

Abschluss & Vereinbarungen

  • Wiederhole die Kernpunkte und die vereinbarten Maßnahmen. Bestätige, dass du dich auf die Umsetzung freust. Zeige Wertschätzung für die Zeit und den Beitrag deines Mitarbeiters.
Fehler vermeiden

Häufige Fehler bei Mitarbeitergesprächn
und wie du sie vermeidest

Diese typischen Fehler können den Erfolg deines Gesprächs gefährden. Erkenne sie frühzeitig und reagiere professionell.

Fehler #1

Falsches Timing bei kritischem Feedback

Du gibst Kritik zu hart oder zu früh im Gespräch. Der Mitarbeiter schaltet ab oder wird defensiv, bevor eine vertrauensvolle Atmosphäre entstehen konnte.

Fehler #2

Emotionale Reaktionen falsch einschätzen

Der Mitarbeiter wird still, angespannt oder emotional - du merkst es nicht oder reagierst unpassend. Dadurch eskalieren Gespräche oder wichtige Informationen bleiben ungesagt.

Fehler #3

Umgang mit unerwarteten Einwänden

Das sehe ich anders" oder "Das ist unfair" - solche Reaktionen bringen dich aus dem Konzept. Du wirst unsicher oder zu defensiv.

Fehler #4

Schwierige Gespräche nicht zu Ende führen

Bei Widerstand oder unangenehmen Themen wechselst du das Thema oder wirst zu weich. Wichtige Punkte bleiben ungeklärt.

Fehler #5

Den richtigen Ton für verschiedene Mitarbeitertypen finden

Was bei einem selbstbewussten Leistungsträger funktioniert, kann einen unsicheren Mitarbeiter verletzen. Du verwendest den gleichen Kommunikationsstil für alle und erreichst manche gar nicht.

Fehler #6

Mit introvertierten Mitarbeitern ins Gespräch kommen

Auf deine Fragen kommen nur einsilbige Antworten: "Ja", "Nein", "Geht schon". Du weißt nicht, wie du die Person zum Reden bringst und das Gespräch wird oberflächlich.

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Du hast den Leitfaden gelesen - jetzt wird es Zeit, das Gelernte in der Praxis anzuwenden. Trainiere mit unserer KI und werde zum Gesprächsprofi.

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